Een bestuursjaar bij de Sportraad – De commissaris evenementen

In Nieuws

Ik citeer: “Nienke, de wereld der evenementen is er één met risico’s”. Toen ik mijn eerste gesprek had met Harry (dé man met wie je alles regelen moet), kreeg ik wel even een kleine hartverzakking bij het horen van deze woorden. Wat kan er allemaal fout gaan? Waarom zou een evenement mislukken? Maar vooral: hoe zorg ik ervoor dat het niet mis gaat?

Ik heb nog niet echt een antwoord op al deze vragen die in mij opkwamen, maar ik heb wel ontdekt dat het hartstikke leuk is! Juist het risico zorgt voor de kick als het wel goed gaat. Dat is ook wat Harry mij zei, want achter de zin kwamen de magische woorden: “maar het is wel een hele leuke wereld”. En dat is dus ontzettend waar gebleken! Daarbij kan ik nog toevoegen dat het ook een wereld is vol uitdagingen. En laat ik daar nou net van houden! Mijn eerste grote evenement was de Roze Zaterdag.

De Roze Zaterdag is een dag die in het teken staat van de homo-emancipatie. Door een über-enthousiaste en fanatieke commissie, hadden we heel veel externe contacten en mocht ik zelfs op de radio vertellen over de Roze Zaterdag! Maar wat moet je nu verder regelen als commissaris evenementen? Aan het begin van het jaar moet je al een datum prikken en de hal reserveren, daarnaast moet er een commissie samengesteld worden. Samen met de commissie moeten er sprekers gevraagd worden, sponsoren benaderd worden, een randprogramma geregeld worden en er moet over aankleding nagedacht worden. Al met al heeft het behoorlijk wat voeten in aarde.  Op zo’n dag zelf is het maximaal ren-je-rot. Gelukkig hadden we een strak draaiboek en ging alles goed met dank aan de rest van ons bestuur en vooral aan de commissie!

Dan was er in april (goede evenementenmaand wel, april) ook nog de Batavierenrace. Dit is een gigantische estafetteloop en gaat van Nijmegen naar Enschede in 25 etappes. Ruim 350 teams doen ieder jaar mee. Ik was alleen maar verantwoordelijk voor een Utrechts Universiteitsteam. Dit betekent dat ik ervoor moest zorgen dat er 16 studerende heren en 9 studerende dames enthousiast werden voor het rennen van een etappe. Best een uitdaging. Naast het vinden van lopers en het invullen van 1.000 formulieren (oké, misschien iets minder), moet er ook gezorgd worden voor busjes, trainingen en een draaiboek. Waar een draaiboek meestal niet de grootste moeite is, is dat een heel ander geval bij de Batavierenrace. Logistiek is het nogal ingewikkeld zo’n race. Je hebt namelijk verschillende ploegen (nacht- ochtend- en middag) en naast dat je ervoor moet zorgen dat de ploegen op het juiste moment op de juiste plek staan, moet je er ook voor zorgen dat iedere loper op het juiste moment op de juiste plek staat. Na enig gepuzzel is dit gelukt en kon de Bata zelf dan eindelijk beginnen.

De Bata zelf, dat is pas echt een feestje. Nadat ik op koningsdag iets te diep in het glaasje gekeken had en 4 uur geslapen had en vrijdagochtend heeeeeel veel spijt had van de avond ervoor, moesten alle last-minute dingen geregeld worden. Daarna kwamen alle lopers op Olympos en werd er samen gegeten. ‘s Nachts kon de race dan echt beginnen met een Centrumetappe. Een uitvoerig wedstrijdverslag kan je ook lezen op deze site, onder het kopje “batavierenrace”. Alles ging soepel, alles ging gesmeerd, op enkel kleinigheidje na (we hebben bijvoorbeeld 20 busjes verkeerd laten rijden, inclusief onszelf). Nadat ik zo’n 36 uur wakker geweest was en ik niks meer hoefde te regelen, kon het feest beginnen. En er viel wat te vieren, namelijk een geslaagde Bata en het feit dat we het beste Utrechtse team waren! Deze Bata gaf echt veel voldoening omdat het allemaal best wel heel prima ging, al zeg ik het zelf.

Na twee dagen bijslapen, mag ik nu weer verder met de komende evenementen, namelijk het GNSK (waar ik moet zorgen dat er Utrechtse teams ingeschreven worden), het Sportgala en de UIT-week. Nog voldoende regel- en organiseerwerk, waar ik met hartenlust aan kan beginnen. Want na deze twee supergeslaagde evenementen, kan de rest alleen maar nog beter gaan!

Recent Posts

Leave a Comment