Nieuwe website
Subsidie aanvragen, materiaal lenen en je eigen gegevens beheren: alles op één plek. Hieronder lees je hoe het werkt.
Subsidies aanvragen
Je dient een aanvraag in bij de subsidie zelf en volgt hem daarna in Mijn aanvragen.
Drie loketten
Sportraad-subsidies, Olympos-subsidies en de Open aanvraag staan bewust apart. De voorwaarden en de beoordeling verschillen per stroom.
Aanvragen bij de subsidie zelf
Op de pagina van elke subsidie staat wat je kunt aanvragen, welke voorwaarden gelden en wanneer de deadline is. Het formulier staat er meteen onder.
Je volgt je aanvraag zelf
In Mijn aanvragen zie je waar je aanvraag staat. Vraagt de Sportraad om een aanpassing, dan krijg je hem terug en werk je hem bij, zonder opnieuw te beginnen.
Bewijslast hoort bij dezelfde aanvraag
Bij een deel van de subsidies lever je na afloop bonnen of een verslag aan. Dat doe je in dezelfde aanvraag; de termijn staat bij de subsidie vermeld.
Zo volg je je aanvraag
Elke aanvraag doorloopt een aantal stappen. In Mijn aanvragen zie je altijd waar je staat, en bij iedere stap krijg je een mail.
Ingediend
Je aanvraag is binnen. Je krijgt meteen een bevestiging met je aanvraagnummer. Bewaar dat nummer, je hebt het nodig als je ergens naar vraagt.
In behandeling
De penningmeester beoordeelt je aanvraag. We streven ernaar binnen twee weken te laten weten waar je aan toe bent.
Wacht op aanpassing
Er ontbreekt iets of er is een vraag over je aanvraag. Je krijgt hem terug en past hem aan in het ledenportaal. Opnieuw beginnen hoeft niet.
Aanpassing ingediend
Je wijziging is binnen. De aanvraag gaat terug naar de penningmeester.
Goedgekeurd
Je aanvraag is akkoord. Hoort er bewijslast bij, dan staat in de mail precies wat je moet aanleveren en vóór wanneer.
Afgewezen
De aanvraag is niet toegekend. In de mail staat de reden. Kom je er niet uit, neem dan contact op met de penningmeester.
Bewijslast ontvangen
Je bonnen, afrekening of verslag zijn binnen en worden beoordeeld.
Toegekend
Alles is rond. Dit is de laatste status die je op de site ziet.
Mail en herinneringen
Je hoeft de site niet in de gaten te houden. Bij elke stap krijg je bericht, en in die mail staat hetzelfde als hier op de pagina.
Bij elke stap een mail
Alle acht de statussen leveren een bericht op, op het mailadres dat in je profiel staat. In die mail staat een directe link naar je aanvraag. Klopt het adres niet meer, pas het dan aan onder Mijn gegevens, anders komen de berichten bij je voorganger terecht.
De Sportraad krijgt er drie
De penningmeester krijgt bericht bij een nieuwe aanvraag, bij een aanpassing en zodra je bewijslast hebt aangeleverd. Bij goedkeuren, afwijzen en toekennen niet: dat doet de penningmeester zelf.
Twee herinneringen voor de bewijslast
Hoort er bij je Sportraad-subsidie een deadline, dan krijg je een week van tevoren een herinnering en nog een de dag ervoor. Heb je al ingediend, dan kun je ze negeren. Olympos-subsidies en de Open aanvraag kennen bewust geen deadline, dus daar gaan geen herinneringen uit.
Materiaal lenen
De Sportraad heeft materiaal dat je als vereniging kunt lenen: twee partytenten, portofoons, een beamer, de vlag en Nina Nijn. Bruikleen is geen subsidie; er gaat geen geld in om.
1. Kijk in de agenda
Je ziet zelf of een item in de gevraagde periode nog vrij is. Wat geblokkeerd staat, is al toegekend aan een andere vereniging.
2. Vraag het aan
Vul een begin- en einddatum in en dien de aanvraag in. De Sportraad krijgt daar automatisch bericht van.
3. Wij kennen toe
Is de aanvraag toegekend, dan komt het item als bezet in de agenda te staan. Zo weten andere verenigingen meteen waar ze aan toe zijn.
Je eigen gegevens
Onder Mijn gegevens werk je zelf je bestuursgegevens bij: namen, functies en telefoonnummers. Wat daar staat wordt in de formulieren overgenomen, dus je hoeft het niet bij elke aanvraag opnieuw te typen.
De vereniging waaraan je account gekoppeld is kun je niet zelf wijzigen. Die koppeling bepaalt bij welke bestanden je kunt; mail daarvoor de secretaris.
Goed om te weten
Een paar dingen die niet meteen uit het systeem blijken, maar waar je wel tegenaan loopt.
Nieuw bestuur, zelfde account
Je account hangt aan je vereniging, en die koppeling bepaalt bij welke bestanden je kunt. Wisselt het bestuur, mail dan de secretaris zodat de gegevens en het mailadres kloppen. Doe je dat niet, dan blijven de berichten naar je voorganger gaan.
Wanneer krijg je het geld
Toegekend is de laatste status die je ziet. De uitbetaling staat er bewust niet in: bij Olympos-subsidies betaalt een externe partij en kan de Sportraad niet zien of het geld onderweg is. Wacht dus niet op een statuswijziging, maar mail de penningmeester als je iets wilt weten over een betaling.
Wijzigen kan niet altijd
Een ingediende aanvraag kun je niet zomaar aanpassen. Dat kan alleen als de status Wacht op aanpassing is, of wanneer je na goedkeuring je bewijslast aanlevert. Zit er een fout in, mail dan de penningmeester.
De deadline is een deadline
Bij subsidies met bewijslast geldt de termijn die bij die subsidie staat, standaard veertien dagen na de activiteit. Lever je niets aan, dan kan het recht op de subsidie vervallen. Lukt het niet op tijd, laat dat dan weten vóór de deadline.
Wie kan bij je stukken
Facturen, afrekeningen en verslagen die je uploadt staan in een afgeschermde map van je eigen vereniging. Andere verenigingen kunnen er niet bij; alleen jouw vereniging en de Sportraad.
Bij bruikleen teken je een overeenkomst
Bij het aanvragen ga je akkoord met de bruikleenovereenkomst. Die teken je bij het ophalen van het materiaal. In je aanvraag kies je zelf een tijdvak waarin je langskomt.
Laat weten wat je ervan vindt
Deze website is nieuw. Werkt er iets niet, mis je informatie of kan iets duidelijker? Alle feedback over de nieuwe website is welkom. Mail naar secretaris@sportraadutrecht.nl.